مدارک ایزو
ایزو یا ISO سازمان بین المللی استاندارد سازی است که برای تعیین و ترویج استانداردهای بین المللی در زمینه های مختلف، دستورالعمل‌ها و الگوهای متنوعی را تعریف و ارایه کرده است. همچنین این سازمان گواهینامه های ایزو را برای سازمان ها و شرکت هایی صادر می کند که با رعایت الزامات استانداردهای مربوطه، سیستم های مدیریتی مناسب را پیاده سازی کرده باشند. در این مقاله، به تعریف، انواع، الزامات و فواید مدارک ایزو خواهیم پرداخت و نحوه دریافت آن را توضیح خواهیم داد.
مقاله پیشنهادی : گواهینامه ایزو چیست؟
مدرک ایزو چیست؟
استانداردهای بین المللی، قواعد و دستورالعمل هایی هستند که برای تضمین کیفیت، اثربخشی، امنیت و پایداری محصولات و خدمات در سطح جهانی تعریف و طراحی شده اند. این استانداردها، با توجه به نظرات و نیازهای ذینفعان و کارشناسان در حوزه های مختلف، توسط سازمان های بین المللی تدوین و به روزرسانی می شوند. یکی از معروف ترین و قابل اعتمادترین این سازمان ها، سازمان بین المللی استاندارد سازی یا ISO است.
يكي از فعاليت هاي اصلي ISO صدور گواهينامه هاي ISO يا ISO Certification است که یک نوع تأييديه است و نشان مي دهد يك سازمان يا شركت با رعايت الزامات استانداردهاي مربوطه، سيستم هاي مديريتي مناسبی را در زمينه هاي مختلف مانند كيفيت، زيست محيطي، امنيت اطلاعات، بهداشت و ايمني و غيره پياده سازي كرده است. بنابراین گواهينامه ISO يك نشان از اعتبار، اعتماد و تاییدی براي سازمان ها و شركت ها است كه مي توانند به مشتريان اثبات نمایند که مطابق دستورالعمل‌های استاندارد بین المللی فعالیت می کنند و به بهبود عملكرد، كسب بازار جديد و رقابت پذيري آن ها منجر خواهد شد.
فرآیند کسب گواهی ایزو
حال برای دریافت این گواهینامه، هر سازمان یا شرکت باید با طی نمودن چند مرحله و ارایه مدارک ایزو مناسب، نشان دهند که مطابق الگو و دستورالعمل استاندارد مورد نظر، فرآیندهای عملیاتی خود را انجام می دهند تا تایید سازمان بین المللی ایزو و نماد مربوطه را دریافت کنند. این مراحل به اختصار عبارتند از:
انتخاب استاندارد مناسب: ایزو بیش از 23000 استاندارد را در زمینه های مختلف تدوین کرده است که باید با توجه به نوع و حوزه فعالیت، استاندارد مناسب انتخاب شود. برخی از محبوب ترین این استانداردها عبارتند از:
- ISO 9001: استاندارد مدیریت کیفیت
- ISO 14001: استاندارد مدیریت زیست محیطی
- ISO 27001: استاندارد مدیریت امنیت اطلاعات
- ISO 45001: استاندارد مدیریت بهداشت و ایمنی شغلی
- ISO 22000: استاندارد مدیریت ایمنی مواد غذایی
پیاده سازی سیستم مدیریتی منطبق با استاندارد انتخاب شده: در این مرحله، باید فرآیندها، روش ها، خروجی ها و عملکردهای سازمان با الزامات استاندارد هماهنگ شوند و اسناد و مدارک ایزو لازم تهیه و ثبت شوند. برخی از این مدرک های ایزو عبارتند از:
- سیاست های سازمان
- برنامه های عملیاتی
- دستورالعمل های فرآیندها
- فرم های ثبت
- گزارش های بازخورد
اجرای حسابرسی داخلی و اقدام به رفع نقص ها: در این مرحله، هر شرکت یا سازمان باید خود را به عنوان حسابرس مورد بررسی و محک قرار دهد تا اطمینان حاصل شود که تمامی مدارک ایزو و فرایندهای عملیاتی شرکت منطبق با دستورالعمل استاندارد مدنظر ثبت و اجرا شده است.
درخواست صدور گواهینامه از طرف یک نهاد معتبر حسابرسی: حال یک نهاد حسابرسی مستقل و مورد تأیید ISO انتخاب می کنید و درخواست خود را برای انجام حسابرسی خارجی و صدور استاندارد ارسال می شود.
همکاری با حسابرسان خارجی و پذیرش نتایج حسابرسی: حسابرسان خارجی برای بررسی سازمان وارد عمل می شوند و فرآیندها، اسناد و عملکرد سازمان را بررسی می کنند. حسابرسان خارجی نقاط قوت و ضعف، ریسک ها و فرصت های بهبود را شناسایی و گزارش می کنند و در صورت عدم وجود نقص جدی، نهاد حسابرسی گواهی مربوطه را صادر می کند.
نگهداری و بهبود مستمر سیستم مدیریتی: نهایتا باید سعی کنید که سطح کیفیت و عملکرد سازمان خود را حفظ کنید و بهبود ببخشید. بازخوردهای مشتریان، کارکنان، ذینفعان و حسابرسان را جمع آوری و تحلیل کنید و اقدامات لازم را برای رفع مشکلات و بهبود فرآیندها انجام دهید. همچنین، در دوره های معین، حسابرسی داخلی و خارجی را تکرار کنید و بطور مستمر فرایندهای خود را بهبود دهید.
مدارک لازم برای دریافت ایزو
همانطور که گفته شد برای دریافت هر استاندارد ایزو، مدارک ایزو مختلفی لازم است که بسته به نوع و حوزه استاندارد، نوع و اندازه سازمان و نهاد حسابرسی، این مدرک های ایزو متغیر است. اما به طور کلی، می توان گفت که مدارک دریافت ایزو در سه دسته قرار می گیرند:
اسناد اجباری: این اسناد شامل مدرک iso و اسنادی هستند که برای اثبات رعایت الزامات استاندارد مشخص نیاز هستند. برخی از این اسناد و مدارک ایزو عبارتند از:
- سیاست های سازمان در زمینه های مختلف مانند کیفیت، زیست محیطی، امنیت و …
- برنامه های عملیاتی و راهبردی برای رسیدن به اهداف سازمان
- دستورالعمل های فرآیندها و فعالیت های سازمان
- فرم های ثبت و گزارش داده ها و نتایج
- گزارش های بازخورد و رضایت مشتریان، کارکنان و ذینفعان
سوابق اجباری:
این سوابق شامل شواهد و مستنداتی هستند که برای نشان دادن عملکرد و بهبود سازمان مورد نیاز هستند. این سوابق عبارتند از:
- گزارش های حسابرسی داخلی و خارجی
- گزارش های رفع نقص و پیشگیری از تکرار خطا
- گزارش های تحلیل ریسک و فرصت
- گزارش های تجزیه و تحلیل علل ریشه ای
- گزارش های پروژه ها و بهبودهای پیاده شده
اسناد غیر اجباری:
این مدرک های ایزو و اسناد آن شامل مستندات تکمیلی و پشتیبانی هستند که برای حمایت از سوابق و اسناد اجباری مورد استفاده قرار می گیرند. این مدرک iso و اسناد آن شامل موارد زیر هستند:
- جدول زمان بندی فعالیت ها
- نقشه ها، نمودارها، جدول ها و شکل های توضیح دهنده فرآیندها
- فهرست منابع، تجهیزات، نرم افزارها و …
- فهرست ذینفعان، مشتریان، تأمین کنندگان و …
- فهرست خروجی ها، محصولات، خدمات و …
دریافت مدارک ایزو
با توجه به توضیحاتی که داده شد متوجه شدید که این اسناد و مدارک ایزو بخشی از روند اخذ ایزو هستند و بسته به موضوع هر استاندارد، این مدرک های ایزو می توانند متفاوت باشند. اما قسمت عمده‌ای از این مدارک در صنایع و زمینه های فعالیت شرکت ها و سازمان ها مشابه هستند و در نتیجه قابل الگو برداری می باشند. بنابراین یکی از اقداماتی که می تواند به فرآیند اخذ ایزو سرعت ببخشد و تهیه و ثبت مستندات ایزو را برای شما ساده تر کند، الگو برداری از مدارک ایزو از پیش تهیه شده است.
برای دریافت مدارک ایزو و الگو برداری مستندات از پیش تهیه شده شرکت ها و سازمان های دیگر، می توانید با کارشناسان متخصص ما در نوین سرت مرتبط شوید و علاوه بر دریافت این مدارک، از مشورت آن ها برای تکمیل مستندات خود بهره مند شوید. برای ارتباط با مشاوران ما می توانید از طریق شماره های تماس ثبت شده در وبسایت نوین سرت با ما در تماس باشید.
کد گذاری مدارک ایزو
کد گذاری مستندات ایزو روشی برای شناسایی و طبقه‌بندی مستندات و مدارک ایزو هستند. این روش سبب می‌شود که مستندات و مدرک های ایزو به راحتی قابل دسترسی، بروزرسانی و کنترل باشند. هر مستند یک کد منحصر به فرد دارد که از چندین آیتم تشکیل شده است. این آیتم‌ها معمولا نشان‌دهنده نام شرکت، بخش، نوع مستند، شماره سریال و شماره انتشار هستند.
برای مثال، یک کد گذاری مناسب برای یک سند مربوط به ISO 9001 می تواند به شکل زیر باشد:
QP-01-2023-09-05-V1-MJ/Rev02
این کد گذاری به این معنی است که:
- QP: Quality Policy (سیاست کیفیت)
- 01: Document Number (شماره سند)
- 2023-09-05: Date of Creation or Revision (تاریخ ایجاد یا ویرایش)
- V1: Version or Revision Number (شماره نسخه یا ویرایش)
- MJ: Responsible or Author (مسئول یا نویسنده)
- Rev02: Revision (تعداد بازبینی)
نتیجه گیری
در این مقاله، به معرفی مدرک iso و مدارک ایزو مورد نیاز برای اخذ آن پرداختیم و همچنین نحوه دریافت و کدگذاری آن را بررسی نمودیم. مدارک ایزو، مستندات مورد نیاز برای رعایت و اثبات مطابقت فرایندهای سازمان یا شرکت با دستورالعمل استانداردهای مختلف ایزو هستند که برای اخذ استنادارد مشخص شده مورد نیاز هستند. این مستندات و مدارک ایزو شامل اسناد اجباری، سوابق اجباری و اسناد غیراجباری هستند که در این مقاله به آن ها اشاره شد و برای تهیه و دریافت این مدارک می توانید با کارشناسان متخصص ما مشورت کنید و در ارتباط باشید.