چگونه ایزو بگیریم؟
اخذ ایزو یا استاندارد بین‌المللی سازمان ها، یک فرایند است که در آن سازمان یا کسب و کار نشان می دهد که فعالیت های خود را با رعایت مجموعه ای از الزامات و معیارهای کیفی و کمی انجام می‌دهد. اخذ ایزو معتبر، نشان دهنده تعهد سازمان به بهبود مستمر عملکرد، رضایت مشتری و رعایت قوانین و مقررات مربوطه است که در این مقاله قصد داریم، به بررسی اهمیت گرفتن ایزو، شرایط گرفتن ایزو، مدارک لازم جهت صدور ایزو، مزایای اخذ ایزو، مراحل دریافت ایزو و هزینه اخذ ایزو خواهیم بپردازیم.
اهمیت گرفتن ایزو
گرفتن ایزو برای هر سازمانی که قصد دارد در بازار رقابتی جایگاه خود را تثبیت و تقویت کند، بسیار حائز اهمیت است و گرفتن ایزو به سازمان ها یا هر مجموعه ای کمک می‌کند تا:
- فرآیندهای خود را بهینه و استاندارد کنند و به کاهش هزینه‌ها، زمان و منابع خود بپردازند.
- کیفیت خدمات و محصولات خود را بهبود بخشند و نیازها و انتظارات مشتریان خود را به خوبی برآورده کنند.
- بازار خود را گسترش دهند و به بازارهای جدید وارد شوند.
- اعتبار و شهرت خود را در بین ذینفعان خود (مشتریان، سهامداران، کارکنان، تأمین کنندگان، ناظران و …) افزایش دهند.
- ریسک های عملکرد خود را کاهش دهند و با چالش های زیست محیطی، قانونی و اجتماعی بهتر مقابله کنند.
برای بررسی بیشتر در خصوص ماهیت انواع ایزوها و این که گواهینامه ایزو چه کاربردی دارد می توانید به مقاله زیر مراجعه کنید:
مقاله پیشنهادی : گواهینامه ایزو چیست؟
شرایط گرفتن ایزو
برای اخذ ایزو، سازمان یا مجموعه نیاز است نشان دهد که فعالیت های خود را با رعایت استانداردهای بین‌المللی مورد تأیید ISO (International Organization for Standardization) انجام می‌دهد.
ISO چندین استاندارد در زمینه های مختلف را تعریف کرده که هر یک شامل الزامات و معیارهای خاص خود هستند. برخی از معروف‌ترین استانداردهای ISO عبارتند از:
- ISO 9001 استاندارد مدیریت کیفیت که نشان می‌دهد سازمان به رضایت مشتری و بهبود مستمر تعهد دارد.
- ISO 14001 استاندارد مدیریت زیست محیطی که نشان می‌دهد سازمان به کاهش تأثیرات منفی فعالیت های خود بر محیط زیست و افزایش کارایی زیست محیطی تعهد دارد.
- ISO 45001 استاندارد مدیریت سلامت و ایمنی شغلی که نشان می‌دهد سازمان به پیشگیری از حوادث و بیماری های ناشی از کار و بهبود شرایط کارکنان متعهد است.
- ISO 27001 استاندارد مدیریت امنیت اطلاعات که نشان می‌دهد سازمان در حفاظت از داده ها و اطلاعات خود و ذینفعان اش در برابر خطرات امنیتی تمرکز دارد.
برای صدور گواهینامه iso و گرفتن هر یک از این استانداردها، نیاز است چندین شرط برآورده شود که برخی از این شرایط عبارتند از:
- تعریف و توسعه سیستم مدیریت مورد نظر با رعایت الزامات استاندارد مربوطه.
- توصیف و مستند کردن فرآیندها، روش ها، سیاست ها، اهداف و منابع سازمان در رابطه با سیستم مدیریت مورد نظر.
- پیاده سازی و اجرای فعالیت های سازمان با استفاده از سیستم مدیریت مورد نظر.
- بازبینی و ارزیابی عملکرد سازمان و سیستم مدیریت مورد نظر با استفاده از روش‌های پایش، اندازه‌گیری، حسابرسی و بازخورد.
- بهبود مستمر سازمان و سیستم مدیریت مورد نظر با استفاده از روش‌های رفع نقص، پیشگیری از خطا، تجزیه و تحلیل علل ریشه ای و بهبود فرآیندها.
مدارک لازم جهت صدور ايزو
برای صدور گواهینامه ايزو، سازمان باید چندين مرحله را طي کرد و در هر مرحله، سازمان باید برخي از مستندهاي لازم را تهيه و مدارک لازم برای گرفتن ایزو را تحويل دهد. برخي از اين مستندها عبارتند از:
- درخواست صدور ایزو: در اين درخواست، سازمان باید نام، آدرس، شماره تلفن، فکس، پست الکترونيکي، شناسه ملي، شماره ثبت، نوع فعالیت، محدوده کاربرد، استاندارد مورد نظر خود و دیگر مدارک لازم جهت اخذ ایزو را مشخص کند.
- فرم ارزیابی اولیه: در این فرم، سازمان اطلاعاتی درباره سیستم مدیریت خود، فرآیندها، منابع، روش ها، اهداف و عملکرد خود ارائه می دهد.
- مستندهای سیستم مدیریت: در این مستندها، سازمان سیاست ها، روش ها، دستورالعمل ها، فرم ها، گزارشات و مستندهای مربوط به سیستم مدیریت خود را ارایه می کند.
- گزارش حسابرسی داخلی: در این گزارش، سازمان نتایج حسابرسی داخلی خود را که توسط یک حسابرس مستقل انجام شده است، ارائه می کند و این گزارش نقاط قوت و ضعف سیستم مدیریت، نقص ها و اقدامات اصلاحی را توصیف می کند.
- گزارش برنامه ریزی حسابرسی خارجی: در این گزارش نیز، سازمان باید زمان بندی و شرایط حسابرسی خارجی که توسط یک موسسه صادرکننده گواهینامه انجام می‌شود، را تأیید کند.
- گزارش حسابرسی خارجی: در این گزارش، موسسه صادرکننده گواهینامه نتایج حسابرسی خارجی را که توسط یک گروه حسابرس متخصص انجام شده است، ارائه می دهد و گزارش باید مطابقت عملکرد سازمان با استاندارد مورد نظر، نقص‌ها و پیشنهادات بهبود را برای چگونگی اخذ ایزو شرح دهد.
- تصميم گیری صادرکننده ایزو: در اين تصميم، موسسه ای که صدور ایزو را بر عهده دارد، بر اساس گزارش حسابرسي خارجي، و با بررسی مدارک لازم جهت اخذ ایزو تصميم خود را درباره صلاحيت سازمان برای دريافت ایزو اعلام می کند. این تصميم شامل تایید صدور ایزو با يا بدون شرط، عدم صدور ایزو يا لغو اخذ گواهی ایزو می شود.
- صدور گواهینامه: در صورت تأیید صلاحیت سازمان، موسسه صادرکننده ایزو، گواهی معتبر را صادر کرده و به سازمان تحويل مي‌دهد. این گواهی شامل نام و آدرس سازمان، استاندارد مورد نظر، محدوده کاربرد، تاریخ صدور و انقضا و نام و امضای مسئول موسسه صادرکننده است.
مزایای اخذ ایزو
آیا طی کردن این مراحل و اخذ ایزو معتبر برای سازمان ارزش دارد؟ این سوالی است که ممکن است قبل از شروع فرایند ها و بررسی نحوه گرفتن ایزو برای شرکت و صدور گواهینامه ایزو برای شما مطرح شود. پس بهتر است برخی از مزایا و شرایط اخذ ایزو برای شرکتها را در ادامه بررسی کنیم. برخی از این مزایا عبارتند از:
- افزایش رضایت و وفاداری مشتریان: با اخذ انواع ایزو، سازمان یا موسسات می‌توانند کیفیت خدمات و محصولات خود را بهبود بخشند و نیازها و انتظارات مشتریان خود را برآورده کنند. در حقیقت این امر باعث افزایش رضایت و وفاداری مشتریان و کاهش شکایات و تقاضای بازگشت محصولات می‌شود.
- افزایش بازدهی و کارایی: با گرفتن ایزو، سازمان ها فرآیندهای خود را بهینه و استاندارد می کنند و در هزینه ها، زمان و منابع خود صرفه جویی می کنند که این امر باعث افزایش بازدهی و کارایی و کاهش ضایعات و اتلاف منابع در سازمان می‌شود.
- افزایش بازار و رقابت پذیری: دریافت ایزو، به سازمان یا مجموعه کمک می کند تا بازار خود را گسترش دهند و به عرصه ی بازارهای جدید وارد شوند. در اصل صدور ایزو نشان دهنده تطابق سازمان یا کسب و کارها با استانداردهای بین‌المللی است که یک شرط لازم برای صادرات و بستن قراردادهای بین‌المللی بوده و نشان دهنده افزایش رقابت‌پذیری سازمان یا مجموعه در برابر رقبای خود است.
- افزایش اعتبار و شهرت: با گرفتن ایزو، سازمان‌ها می‌توانند اعتبار و شهرت خود را در بین ذینفعان خود (مشتریان، سهامداران، کارکنان، تأمین‌کنندگان، ناظران و …) افزایش دهند. در حقیقت اخذ گواهینامه ایزو نشان دهنده تعهد سازمان به بهبود مستمر عملکرد، رضایت ذینفعان و رعایت قوانین و مقررات مربوطه است.
- کاهش ريسک: با گرفتن ايزو، سازمان ريسک های عملکرد خود را کاهش می دهد و با چالش‌های زيست محيطي، قانوني و اجتماعي بهتر مقابله می کند.
- پیشگیری از حوادث و صدمات کاری، حفاظت از داده ها و اطلاعات خود و ذینفعان در برابر خطرات امنیتی، کاهش تأثیرات منفی فعالیت ها بر محیط زیست و افزایش کارایی زیست محیطی از دیگر تاثیرات تعهد به اجرای فرایندهای ایزو و اخذ ایزئ معتبر است.
مراحل دریافت ایزو
قبل از دریافت ایزو برای شرکت، شرایط دریافت ایزو و دریافت گواهینامه ایزو از کجا باید شروع کرد؟ برای پاسخ به این سوال به مراحل زیر و پیمودن قدم به قدم هر یک دقت کنید.
- تصمیم گیری: در این مرحله، سازمان یا شرکت باید تصمیم بگیرد که برای اخذ ایزو چه استاندارد یا استانداردهایی را می‌خواهد دریافت کند و چرا؟ بهتر است اهداف، نیازها، منافع و چالش های خود را در رابطه با گرفتن ایزو شناسایی و تحلیل کنید.
- تشکیل تیم: یک تیم پروژه تشکیل دهید که مسئول پیاده سازی و نظارت بر فرآیند گرفتن ایزو باشد. تیم باید شامل نمایندگان از تمام بخش ها و سطوح سازمان باشد و دارای رهبر، حسابرس، مشاور و آموزش دهنده باشد.
- آموزش: در این مرحله، سازمان مسئول است تا به کارکنان خود درباره استاندارد یا استانداردهای مورد نظر توضیح دهد، الزامات و معیارهای آن، فواید، روش ها، پیاده سازی و مراحل اخذ ایزو را آموزش دهد. آموزش می‌تواند به صورت دوره های حضوری، غیر حضوری، عملی یا تئوری باشد.
- پیاده سازی: در این مرحله، سیستم مدیریت مورد نظر خود را با رعایت الزامات استاندارد یا استانداردهای مورد نظر پیاده سازی و اجرایی کنید. فرآیندها، روش ها، سیاست ها، اهداف و منابع خود را تعریف، توسعه، توصیف، مستند کنید و بطور مداوم بهبود بخشید.
- حسابرسي داخلي: حال عملکرد و سيستم مديريت مورد نظر خود را با استفاده از يک حسابرس مستقل که دارای صلاحيت و دانش لازم است، حسابرسي کنید. هدف حسابرسي داخلي اين است که نقاط قوت و ضعف سيستم مديريت، نقص ها و اقدامات اصلاحي را جهت طی نمودن مراحل دریافت گواهینامه های ایزو برای شرکت شناسايي و گزارش کنید تا با اطمینان از کیفیت این فرایندها برای دریافت iso اقدام کنید.
- حسابرسی خارجی: در قدم آخر، باید عملکرد خود و سیستم مدیریت را با استفاده از یک موسسه صادرکننده گواهینامه که دارای اعتبار و صلاحیت لازم است، حسابرسی کنید. هدف حسابرسی خارجی این است که تطابق سازمان با استاندارد یا استانداردهای مورد نظر، نقص‌ها و پیشنهادات بهبود را جهت گرفتن ایزو برای شرکت شناسایی و گزارش کنید.
- صدور گواهینامه iso: در نهایت، موسسه صادرکننده گواهینامه بر اساس گزارش حسابرسی خارجی، تصمیم خود را درباره صلاحیت سازمان برای گرفتن iso اعلام می‌کند و در صورت تأیید صلاحیت سازمان، موسسه مسئول صدور گواهی ایزو، گواهی را به سازمان تحویل می‌دهد.
هزینه اخذ ایزو
هزینه اخذ ایزو به عوامل مختلف و به شرایط گرفتن ایزو برای شرکت یا سازمان بستگی دارد. بطور مختصر و خلاصه می توان گفت این شرایط به موارد زیر می تواند وابسته باشد:
- نوع و تعداد استاندارد مورد نظر
- اندازه و نوع فعالیت سازمان یا شرکت
- وضعیت فعلی سازمان یا شرکت و سطح آمادگی آن برای گرفتن ایزو
- هزینه های مشاوره، آموزش، حسابرسی داخلی و خارجی
- هزینه های پیاده سازی و بهبود سیستم مدیریت
- هزینه های نگهداری و بازبینی سیستم مدیریت
برای برآورد دقیق هزینه مراحل اخذ ایزو، بهتر است با مشاوران متخصص ما در مراحل اخذ گواهی ایزو تماس بگیرید و با توجه به شرایط مختص به سازمان یا شرکت خود و بررسی مدارک لازم برای گرفتن ایزو مدنظر خود، هزینه ها و موارد مختلف را بررسی و برآورد کنید. نوین سرت با تجربه بالا و بهره گیری از مشاوران و مجریان متخصص، قدم به قدم در طی نمودن مراحل دریافت ایزو و اخذ ایزو با شما همراه خواهد بود تا بدون نگرانی و اتلاف هزینه و وقت، موفق به اخذ مجوز ایزو مدنظر خود شوید.
نتیجه‌گیری
اخذ ایزو یک فرصت برای بهبود عملکرد و رقابت پذیری سازمان ها است و با گرفتن ایزو، سازمان یا شرکت می‌تواند کیفیت خدمات و محصولات خود را افزایش دهد، رضایت و وفاداری مشتریان خود را بالا ببرد، بازار خود را گسترش، اعتبار و شهرت خود را افزایش دهد و ریسک عملکرد خود را کاهش دهد. برای صدور ایزو، سازمان باید چند مرحله شامل تصمیم گیری، تشکیل تیم، آموزش، پیاده سازی، حسابرسی داخلی و خارجی و صدور گواهینامه را طی کند که برای استعلام هزینه اخذ ایزو و راهنمایی برای اخذ گواهینامه ایزو فوری می توانید با مشاوران متخصص در مجموعه ما و از طریق وبسایت ما تماس حاصل نمایید.
برای گرفتن ایزو برای شرکت چه مراحلی باید طی شود؟
✔ قبل از گرفتن ایزو برای شرکت و دریافت گواهینامه ایزو از کجا باید شروع کرد؟ برای شروع بهتر است از درون شرکت و از قدم های زیر شروع کنید: · تصمیم گیری: اهداف، نیازها، منافع و چالش های خود را در رابطه با اخذ انواع ایزو شناسایی و تحلیل کنید. · تشکیل تیم: یک تیم پروژه برای پیاده سازی و نظارت بر فرآیند گرفتن ایزو تشکیل دهید. · آموزش: الزامات و معیارها، فواید، روش ها، پیاده سازی و مراحل اخذ ایزو را به نیروهای خود آموزش دهید. · پیاده سازی: سیستم مدیریت را با رعایت الزامات استاندارد پیاده سازی و اجرایی کنید. · حسابرسي داخلي: عملکرد و سيستم مديريت مورد نظر خود را با استفاده از يک حسابرس مستقل که دارای صلاحيت و دانش لازم است، حسابرسي کنید. · حسابرسی خارجی: عملکرد خود و سیستم مدیریت را با استفاده از یک موسسه صادرکننده گواهینامه که دارای اعتبار و صلاحیت لازم است، حسابرسی کنید. · صدور گواهینامه iso: در صورت تأیید صلاحیت توسط صادر کننده ایزو، گواهی ایزو دریافت خواهید کرد.
مدارک لازم جهت اخذ ویزا کدام است؟
✔ برای صدور گواهینامه ايزو، شرکت یا سازمان باید چندين مرحله را طي کند و در هر مرحله، مدارک لازم جهت اخذ ویزا باید برخي از مستندهاي لازم را تهيه و مدارک لازم برای گرفتن ایزو را تحويل دهد. برخي از اين مستندها عبارتند از: · درخواست صدور ایزو · فرم ارزیابی اولیه · مستندهای سیستم مدیریت · گزارش حسابرسی داخلی · گزارش برنامه ریزی حسابرسی خارجی · گزارش حسابرسی خارجی · تصميم گیری صادرکننده ایزو · صدور گواهینامه