ممیزی ایزو 9001 چیست؟
فرآیند ممیزی ایزو 9001 برای بررسی و ارزیابی سیستم مدیریت کیفیت یک شرکت یا سازمان و بر اساس استاندارد بین‌المللی ایزو 9001 تعریف شده است. این استاندارد مجموعه‌ای از الزامات و راهنمای عملی را برای بهبود کارایی در فعالیت ها و فرآیندهای شرکت یا سازمان تعریف می کند که نهایتا به بالاتر بردن کیفیت تولید محصول یا ارایه خدمات منجر می شود و رضایت مشتری را دربر خواهد داشت. در نتیجه هدف اصلی ممیزی ایزو این است که نشان دهد سازمان مورد ممیزی توانایی برآورده کردن نیازها و انتظارات ذینفعان خود را دارد و آیا به دنبال بهبود مستمر هست یا خیر.
در ادامه به شرح بیشتر فرآیند ممیزی نامبرده و چگونگی و الزامات ممیزی داخلی ایزو 9001 یا خارجی آن خواهیم پرداخت.
ایزو 9001 یکی از معروف ترین و محبوب ترین استانداردهای موجود برای موسسات مختلف است. در صورتی که با ایزو 9001 و کارایی آن آشنایی ندارید بهتر است قبل از ادامه این مطلب، مقاله مربوط به این استاندارد را مطالعه نمایید.
مقاله پیشنهادی : ایزو 9001 چیست
چگونه ممیزی ایزو 9001 انجام می‌شود؟
- ممیزی ایزو 9001 معمولاً توسط گروه‌های مختلفی انجام می‌شود و برای بررسی سطح کیفیت سیستم مدیریت مجموعه و یا ارزیابی جهت ارتباطات و قرادادهای با مشتریان یا ذینفعان صورت می پذیرد.
- ممیزی داخلی ایزو 9001: این ممیزی توسط کارکنان سازمان که برای این کار آموزش لازم را دیده اند و صلاحیت لازم را برای بررسی سطح پایبندی و کارایی سازمان به استاندارد ایزو 9001 دارند، انجام می گیرد.
- ممیزی خارجی ایزو 9001: در این ممیزی نهادهای مستقل و معتبر که تحت نظارت سازمان‌های بین‌المللی هستند و برای صدور، تجدید، تعلیق، و یا لغو گواهینامه اقدام به ممیزی سازمان‌ها می‌کنند.
- ممیزی مشتريان: در برخی موارد ذینفعان خارجي كه با سازمان همكاري دارند و در صورتی که در قرارداد يا توافقنامه ذکر شده باشد، حق بررسي عملكرد سيستم كيفيت سازمان را دارند.
برای انجام سرمميزي ايزو 9001، يك برنامه و زمانبندي مناسب تهيه می شود كه شامل هدف، دامنه، روش، منابع، زمان و نحوه گزارشگيري می باشد. قبل از شروع مميزي، يك جلسه با حضور ناظرين و مسئولين سازمان برگزار می شود تا هدف و شيوه مميزي شفاف شود. در طول مميزي، با استفاده از روش‌های مختلف مثل مصاحبه، بازديد، بررسي اسناد و ثبتی ها، نظرسنجي و آزمون، شواهدي جمع‌آوري شده و با الزامات استاندارد مقايسه مي‌شود. نهایتا در پایان مميزي، يك جلسه جمع بندی با حضور ناظرين و مسئولين سازمان برگزار شده و نتايج مميزي اعلام مي‌شود. در صورت وجود نواقص يا انحرافات، لازم است كه عمليات اصلاحي و پيشگيرانه برای رفع مشکلات، تعريف و اجرا شود.
چک لیست ممیزی ایزو 9001
چک لیست سرممیزی ایزو 9001 برای بررسی همه جانبه سیستم مدیریت کیفیت سازمان ایجاد می شود و راهنمایی برای انجام فعالیت ممیزی داخلی ایزو 9001 یا خارجی آن است. این چک لیست براساس الزامات استاندارد ایزو 9001 و فرآیندهای سازمان تهیه می شود و معمولاً شامل سوالات گوناگون در مورد فاکتورهای زیر است:
- رهبريت و تعهد
- تعامل با ذینفعان
- برنامه‌ريزي
- پشتيباني
- عمليات
- ارزيابي عملكرد
- بهبود
سوالات ممیزی ایزو 9001
سوالات ممیزی ایزو 9001 باید به گونه‌ای طراحی شوند که بتوانند شواهد قابل اعتماد و قابل اندازه‌گیری را در مورد پایبندی و کارایی سازمان به استاندارد ایزو 9001 فراهم کنند. این سوالات باید با توجه به هدف، دامنه، روش و منابع ممیزی داخلی ایزو 9001 یا خارجی آن تعیین شوند و با رعایت اصول زیر نوشته شوند:
- ساده، واضح، دقيق و قابل فهم باشند.
- با استفاده از كلمات سوالی (چگونه، كجا، كي، چرا، …) نه كلمات بسته (آيا، اگر …) پرسيده شوند.
- به صورت خاص و محدود به يك جنبه يا فرآيند بپردازند، نه كلي و جامع.
- به صورت سوالی مثبت و منفي پرسيده شوند.
- به صورت تحريك‌كننده و تشويق‌كننده باشند نه تهديدي و نقدي.
برای مثال برخي از نمونه‌های سوالات مميزي ايزو 9001 عبارتند از:
- چگونه رهبران سازمان خط‌مشى كيفى را تعريف، تأكید، منتشر کرده اند و پاسخگوى آن هستند؟
- چگونه نظام جذب، آمادگى، آموزش، تأثيرگذارى و همكارى كاركنان در سطح سازمان برقرار است؟
- چگونه فرآیندهای سازمان شناسایی، توصیف، اندازه‌گیری، کنترل می شوند و بهبود می یابند و در ارتباط با یکدیگر هستند؟
- چگونه نیازها و انتظارات ذینفعان شناسایی، درک، برآورده و ارزیابی می‌شوند؟
- چگونه اهداف کیفیت و برنامه‌های عملیاتی تعیین، پیگیری و ارزیابی می‌شوند؟
- چگونه منابع مورد نیاز برای اجرای فرآیندها تأمین، مدیریت و بهینه‌سازی می‌شوند؟
- چگونه خروجی‌های فرآیندها کنترل، اندازه‌گیری، تحلیل و بهبود می‌شوند؟
- چگونه رضایت مشتريان سنجيده، تحليل و بهبود يافته است؟
- چگونه عملكرد كلي سيستم مديريت كيفيت بازبيني، ارزيابي شده و بهبود داده مي‌شود؟
آموزش ممیزی ایزو 9001
برای انجاماین کار ابتدا ضروری است تا آموزش آن به افراد مشخص داده شده باشد تا دانش، مهارت و صلاحیت لازم برای انجام سرممیزی ایزو 9001 را کسب کرده باشند. آموزش ممیزی ایزو 9001 باید براساس استانداردهای بین‌المللی و راهنمای عملکرد به صورت دقیق تعريف شده باشد و شامل مباحث زیر باشد:
- مفاهيم و تعاريف پايه در زمينه كيفيت و استانداردها
- الزامات استاندارد ايزو 9001 و راهكارهاي پياده‌سازي آن
- اصول و فرآيندهاي مميزي
- نقش و مسئوليت‌هاي مميزان
- روش‌ها و تكنيك‌هاي جمع‌آوري شواهد
- نحوه نوشتن گزارشات و پيشنهادات بهبود
برای شرکت در آموزش مميزي ايزو 9001، لازم است كه فرد داراى حداقل سطح دانش پذيرى مناسب و تجربه كافى در زمينه كارى خود را داشته باشد. همچنین لازم است که فرد پس از پایان آموزش، در یک آزمون نظری و عملی شرکت کند تا صلاحیت خود را به اثبات برساند.
مقاله پیشنهادی : آموزش ایزو 9001
دوره سرممیزی ایزو 9001
دوره سرممیزی ایزو 9001 یک دوره پیشرفته است که در آن ممیزی داخلی، خارجی و صدور، تجدید، تعلیق یا لغو گواهینامه ایزو 9001 آموزش داده می شود. دوره سرممیزی ایزو 9001 توسط نهادهای معتبر و مورد تأیید سازمان‌های بین‌المللی برگزار می شود و مباحثی شامل موارد زیر را در خود دارد:
- مروري بر استاندارد ايزو 9001 و الزامات آن
- مروري بر استانداردها و راهنمای مرتبط با مميزي
- نقش و مسئوليت‌هاي سرمميزان ایزو 9001
- روش‌ها و تكنيك‌هاي برنامه‌ريزي، اجرا، گزارش گيري و پيگيري مميزي
- نحوه ارتباط با سازمان‌ها و ذینفعان
- نحوه حل مسائل و مناقشات در طول مميزي
- نحوه ارزيابي و بهبود عملكرد خود به عنوان سرمميز
در نظر داشته باشید، در صورتی که شرکت یا سازمان شما ایزو 9001 دارد و قصد دارید در دوره‌های آموزش سرممیزی ایزو 9001 شرکت کنید یا فردی را برای این امر معرفی کنید، بهتر است افرادی که حداقل تجربه ممیزی داخلی یا مهارت کافی برای یادگیری این مسئله را دارند، معرفی کنید.
خلاصه و نتیجه‌گیری
ممیزی ایزو 9001 یک فرآیند حرفه‌ای و موثر است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سطح سیستم مدیریت کیفیت خود را ارزیابی و ارتقا دهند و رضایت ذینفعان خود را فراهم کنند. برای انجام ممیزی ایزو 9001، لازم است که ممیزان دارای دانش، مهارت و صلاحیت مناسب باشند و با رعایت استانداردها و راهنمای مربوطه، فرآیندهای سازمان را بررسی کنند. برای شرکت در آموزش و دوره‌های ممیزی و سرممیزی ایزو 9001، بهتر است فرد شرایط و تجارب لازم را در این خصوص داشته باشد و پس از پایان آموزش، در آزمون‌های معتبر شرکت کند و محک بخورد. چرا که این آموزش، یک فرصت برای بهبود مستمر و افزایش اعتبار سازمان است، لذا باید با جدیت و تعهد صورت پذیرد.